Tájékoztató a személyes adatok kezeléséről

1. Bevezetés

A CoolPeople s.r.o. (cégjegyzékszám: 45 614 903; székhely: Karadžičova 8, Bratislava – mestská časť Ružinov 821 08; bejegyezve a Bratislava III Járásbíróság cégjegyzékében, Sro részleg, 65932/B betétszám; a továbbiakban: „CoolPeople”, „adatkezelő” vagy „mi”) kiemelt figyelmet fordít az Ön személyes adatainak védelmére.
 
A CoolPeople s.r.o. a CoolPeople csoport tagja, amely professzionális IT- és egyéb technológiai szolgáltatások, IT-kapacitások, toborzási és HR-szolgáltatások nyújtásával foglalkozik. E tevékenységünk keretében jelöltek és IT-szakemberek, külső közreműködők, ügyfeleink kapcsolattartói, üzleti partnereink, beszállítóink, weboldalaink látogatói, valamint a velünk kapcsolatba lépő egyéb személyek személyes adatait kezeljük.
 
Jelen dokumentum célja, hogy az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletével (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: „GDPR”), valamint a személyes adatok védelméről szóló 18/2018. sz. törvénnyel összhangban tájékoztassa Önt arról, hogy mely személyes adatait, milyen célból és milyen jogalapon kezeljük, kinek továbbítjuk azokat, továbbá milyen jogok illetik meg Önt az adatkezeléssel kapcsolatban.
 
A személyes adatok kezelése során tiszteletben tartjuk a jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság, a célhoz kötöttség, az adattakarékosság, a pontosság, a korlátozott tárolhatóság, valamint az integritás és bizalmas jelleg elveit (GDPR 5. cikk).

2. Milyen személyes adatokat kezelünk

Attól függően, hogy Ön az érintettek mely kategóriájába tartozik (lásd a 6. pontot), elsősorban a személyes adatok alábbi kategóriáit kezeljük:
 

• Azonosító adatok — vezeték- és keresztnév, titulus, születési dátum, vállalkozók esetében cégjegyzékszám és adóazonosító szám;
• Kapcsolattartási adatok — levelezési cím, e-mail-cím, telefonszám;
• Szakmai adatok — munkakör, képesítésre, végzettségre, elvégzett tanfolyamokra és megszerzett tanúsítványokra vonatkozó információk, szakmai tapasztalat, nyelvismeret;
• Az együttműködésre vonatkozó adatok — időbeli rendelkezésre állás, pénzügyi elvárások (várt díjazás / óradíj), projektpreferenciák;
• Számlázási és fizetési adatok — bankszámlaszám, számlázási adatok;
• Kommunikációs adatok — az e-mailes és egyéb kommunikáció tartalma, a kapcsolatfelvételi űrlapokon megadott adatok;
• A weboldal használatával kapcsolatos technikai adatok — IP-cím (statisztikai célból rendszerint anonimizált formában kezelve), a böngésző és az operációs rendszer típusa, valamint a weboldalon végzett tevékenységére vonatkozó információk.

A személyes adatok különleges kategóriáit (GDPR 9. cikk) főszabály szerint nem kezeljük, és nem kérjük Öntől ilyen adatok megadását.
 

3. A személyes adatok kezelésének céljai

Személyes adatait elsősorban az alábbi célokból kezeljük:

• szolgáltatásnyújtás — IT-szolgáltatások nyújtása ügyfelek részére szakemberek közreműködésével, IT-szakemberek és technológiai szolgáltatások biztosítása;
• toborzás — jelöltek felkutatása, megszólítása és értékelése munkakörökre és projektpozíciókra;
• kommunikáció az ügyfelekkel és a jelöltekkel — megkeresések kezelése, szerződéskötést célzó tárgyalások és a szerződés teljesítése;
• szerződéses kötelezettségek teljesítése — a szerződéses jogviszony kezelése, számlázás és nyilvántartás;
• üzleti kapcsolatok kezelése — ügyfelek, partnerek és beszállítók nyilvántartása;
• marketing — tájékoztatás az Önt esetlegesen érdeklő hírekről, szolgáltatásokról és lehetőségekről;
• jogi kötelezettségek teljesítése — különösen a számvitel és az adózás területén;
• jogi igények védelme — jogi igények megállapítása, érvényesítése és védelme, panaszok és jogviták rendezése;
• a weboldalak üzemeltetése és biztonságának biztosítása, valamint látogatottságuk mérése.

4. Právní základ zpracování

Minden adatkezelési művelet a GDPR 6. cikkének (1) bekezdésében meghatározott alábbi jogalapok valamelyikén alapul:

• szerződés teljesítése [6. cikk (1) bekezdés b) pont] — együttműködés közvetítése, az ügyfelekkel, IT-szakemberekkel és közreműködőkkel kötött szerződések teljesítése, valamint az Ön kérésére a szerződés megkötését megelőző intézkedések megtétele;
• jogi kötelezettség teljesítése [6. cikk (1) bekezdés c) pont] — különösen a számviteli és adójogi előírások alapján;
• jogos érdek [6. cikk (1) bekezdés f) pont] — tájékoztatás hírekről és lehetőségekről, üzleti kapcsolatok kezelése és fejlesztése, jogi igények védelme, a hálózat és a weboldal biztonságának biztosítása, valamint csoporton belüli adattovábbítás belső adminisztratív célokra (7. pont);
• hozzájárulás [6. cikk (1) bekezdés a) pont] — azokban az esetekben, amikor az szükséges, különösen az adatok üzleti partnerek részére történő továbbításához és marketingcélú cookie-k használatához; hozzájárulását bármikor visszavonhatja.

A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonást megelőző adatkezelés jogszerűségét. A jogos érdeken alapuló adatkezelést kizárólag annak mérlegelését követően végezzük, hogy érdekünk nem élvez-e elsőbbséget az Ön jogaival és szabadságaival szemben.

5. A személyes adatok forrásai

A személyes adatokat az alábbi forrásokból szerezzük be:

• közvetlenül Öntől - kommunikáció, regisztráció, űrlap kitöltése vagy az együttműködés során;
  
• ügyfeleinktől - munkatársaik kapcsolattartási adatait a szolgáltatásnyújtással összefüggésben;
  
• nyilvános forrásokból és szakmai platformokról - különösen szakmai közösségi hálózatokról (pl. LinkedIn) és állásportálokról, amennyiben megfelelő jelölteket keresünk.

Ha adatait nem közvetlenül Öntől, hanem más forrásból szerezzük be (különösen szakmai platformokról), a GDPR 14. cikkével összhangban legkésőbb az adatok megszerzésétől számított egy hónapon belül, illetve az Önnel történő első kapcsolatfelvétel alkalmával tájékoztatjuk az adatok forrásáról és kezeléséről.
 

6. Az érintettek kategóriái

Az alábbi kategóriákba tartozó személyek személyes adatait kezeljük:
 

• jelöltek, IT-szakemberek és beszállítók;
• külső közreműködők;
• ügyfeleink munkavállalói és kapcsolattartói;
• egyéb üzleti partnerek;
• a weboldalak látogatói;
• a velünk kapcsolatba lépő egyéb személyek.

7. Ki kezeli az Ön személyes adatait

Személyes adatait adatkezelőként kezeljük, mivel mi határozzuk meg az adatkezelés céljait és eszközeit.
 
Belső adminisztratív célokból személyes adatait továbbíthatjuk a CoolPeople csoport további vállalatai részére a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének f) pontja szerinti jogos érdek alapján, a GDPR (48) preambulumbekezdésével összefüggésben. A csoport vállalatai különösen az alábbiak:

Cseh Köztársaság

• CoolPeople Holding s.r.o., cégjegyzékszám 05288398, székhely Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4
• CoolPeople Personal s.r.o., cégjegyzékszám 24158216, székhely Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4
• CoolPeople Services s.r.o., cégjegyzékszám 24138011, se sídlem Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4

Szlovák Köztársaság

• CoolPeople s.r.o., cégjegyzékszám 45 614 903, székhely Karadžičova 8, Bratislava - mestská časť Ružinov 821 08
• CoolPeople Personal s.r.o., cégjegyzékszám 56 871 201, székhely Karadžičova 8, Bratislava - mestská časť Ružinov 821 08

 Ausztria

• CoolPeople GmbH, FN 446661f, Mariahilfer Straße 71, 1060 Wien

 Lengyelország

• CoolPeople Sp. z o.o., NIP 8952014114, székhely ul. Żelazna 2, 40-851 Katowice

 Svájc

• CoolPeople Switzerland GmbH, CHE-367.502.928, székhely Kreuzstrasse 26, 8008 Zürich

A csoport vállalatainak jogállása. A csoport egyes vállalatai főszabály szerint önálló adatkezelőként járnak el, és mindegyikük saját tevékenysége tekintetében határozza meg az adatkezelés céljait és eszközeit. Ha valamely konkrét adatkezelés során a célokat és eszközöket közösen határozzák meg (például közösen üzemeltetett jelölti adatbázis esetén), az érintett vállalatok a GDPR 26. cikke szerinti közös adatkezelőként járnak el, és megkötik a vonatkozó megállapodást; ha valamely vállalat kizárólag egy másik vállalat utasításai alapján jár el, a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozónak minősül.

Személyes adatait továbbá adatfeldolgozók és egyéb címzettek számára is hozzáférhetővé tesszük, különösen:

• IT-, felhőszolgáltatások és rendszerek szolgáltatói;
• toborzási és kapcsolattartás-kezelési eszközök szolgáltatói (ATS/CRM);
• számviteli, adózási és jogi szolgáltatók;
• hatóságok, amennyiben ezt jogszabály írja elő.

Minden adatfeldolgozóval a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási szerződést kötöttünk.
Az adatfeldolgozók aktuális listája a 13. pontban megadott elérhetőségeken kérhető.

8. A személyes adatok megőrzési ideje

A személyes adatokat kizárólag az adatkezelési cél eléréséhez szükséges ideig, ezt követően pedig a jogszabályok által előírt vagy jogos érdekünknek megfelelő időtartamig őrizzük meg:

• a szerződéses jogviszony fennállása alatt, majd a vonatkozó elévülési idők lejártáig;
• a számviteli és adójogi előírások által megkövetelt időtartamig;
• a hozzájárulás alapján kezelt jelölti adatokat a hozzájárulásban meghatározott ideig, illetve annak visszavonásáig;
• a cookie-kat a 12. pontban meghatározott időtartamig.
   

9. A személyes adatok biztonsága

A vállalat az STN EN ISO/IEC 27001:2023 szabványnak megfelelő információbiztonsági irányítási rendszert működtet, amelyet akkreditált tanúsító szervezet rendszeresen auditál.
Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket vezettünk be a személyes adatok biztonságának garantálása, valamint a jogosulatlan vagy véletlen hozzáféréssel, módosítással, megsemmisítéssel, elvesztéssel vagy visszaéléssel szembeni védelem érdekében. Rendszeres időközönként kockázatelemzést végzünk.

A személyes adatokat kizárólag felhatalmazott, rendszeres képzésben részesülő és titoktartási kötelezettség alatt álló személyek kezelik; a hozzáférési jogosultságokat szabályozzuk és rendszeresen felülvizsgáljuk.

10. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás

Személyes adatainak kezelése során nem kerül sor a GDPR 22. cikke szerinti olyan automatizált döntéshozatalra, amely Önre nézve joghatással járna vagy Önt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené. Marketing- és weboldal-üzemeltetési célból cookie-kat, valamint mérési és célzási eszközöket alkalmazhatunk; ezek használata ellen tiltakozhat (lásd a 12. pontot).

11. Az Ön jogai

Személyes adatainak kezelésével kapcsolatban az alábbi jogok illetik meg, amelyeket bármikor gyakorolhat a 14. pontban megadott elérhetőségeken:

• a személyes adatokhoz való hozzáférés joga (GDPR 15. cikk);
• a pontatlan adatok helyesbítéséhez és a hiányos adatok kiegészítéséhez való jog (16. cikk);
• a törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”, 17. cikk);
• az adatkezelés korlátozásához való jog (18. cikk);
• az adathordozhatósághoz való jog (20. cikk);
• a jogos érdeken alapuló adatkezeléssel és a közvetlen üzletszerzéssel szembeni tiltakozás joga (21. cikk);
• a hozzájárulás visszavonásához való jog, amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson alapul, a korábbi adatkezelés jogszerűségének sérelme nélkül;
• a felügyeleti hatóságnál eljárás megindítására irányuló kérelem (panasz) benyújtásának joga.

A Szlovák Köztársaság felügyeleti hatósága a Szlovák Köztársaság Személyesadat-védelmi Hivatala (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky), Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, Bratislava, www.dataprotection.gov.sk.
 
Kérelmét indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb egy hónapon belül elbíráljuk; összetett esetekben ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. Személyazonosságának ellenőrzése céljából további információkat kérhetünk Öntől.
 

12. Cookie-k és hasonló technológiák

Weboldalaink cookie-kat és hasonló technológiákat használnak. Az alábbiakat alkalmazzuk:
 

• elengedhetetlen cookie-k (pl. munkamenet-azonosító, hozzájárulások tárolása) - a weboldal üzemeltetéséhez fűződő jogos érdekünk alapján;
• analitikai és marketingcélú cookie-k és eszközök - az Ön hozzájárulása alapján; különösen a Google Analytics, a Facebook Pixel és a Leady eszköz.

A hozzájárulást igénylő cookie-k használatához hozzájárulását megadhatja, megtagadhatja vagy bármikor módosíthatja a weboldalunk cookie-beállításaiban:

A hozzájárulás módosítása

13. Elérhetőségek és frissítések

A személyes adatok védelmével és jogai gyakorlásával kapcsolatos ügyekben az alábbi elérhetőségeken léphet kapcsolatba velünk:

• E-mail: dpo@coolpeople.sk
• Cím: Karadžičova 8, Bratislava – mestská časť Ružinov 821 08

Jelen szabályzatot időről időre frissíthetjük. Az aktuális változat minden esetben elérhető weboldalainkon. Javasoljuk, hogy rendszeresen ellenőrizze ezt a dokumentumot.